Googleドライブに業務用データを保管する効用

Googleドライブに業務用データを保管する効用

私の勤めている会社では、リスク管理の観点から、貸与PCのローカルドライブには業務用データを保管しない運用になっています。

そうなるとExcelやPowerpointを使うとドライブ上のファイルを直接編集する時にChrome拡張を使うことになり動きが遅くなります。

かなり不便なので業務に支障がないものは、GoogleスプレッドシートやGoogleスライドを使うようにしてきました。

これらのアプリのデータを保存する場所がGoogleドライブです。

ローカルドライブのメモ帳も使わず極力GoogleドキュメントやGmailのドラフトを使うようにしています。

これによりローカル保存するファイルや頻度は少しずつ減っています(なかなかゼロにはなりませんが)。

また、副次的な効果として、ファイル間の相互リンクが貼りやすいことに気づきました。

ローカルドライブだとショートカットファイルで対応していたものです。

GSuite内では、URLリンクをコピペしておくことでハイパーリンク遷移できるので便利です。

Googleドライブに保管する効用

  • PCを紛失した時にGoogleドライブのデータを消すことで漏洩を防ぐことができる
  • PCやスマホ、タブレットなどマルチデバイスで同じファイルを閲覧・更新できる
  • 他のユーザとも同じファイルを閲覧・更新できる
  • Google Apps(ドキュメント、スプレッドシート、スライド)は自動保存され変更履歴に応じて復元できる



このブログを書いている人

電子書籍「システム導入のためのデータ移行ガイドブック」著者。
新卒から外資系コンサルティングファームに所属。15年に渡り販売物流、特にCRM領域のコンサルティングに従事。
100名を超えるプロジェクトのPMOなど全体を推進していく役回りや、ユーザ企業への出向を通じた実務経験を持つ。

このブログでは、自身がかき集めた知識や経験を共有する。クライアントへの提案やソリューション開発に直結しないガラクタのようなもの。将来再利用する自分のために。同じような悩みを抱える誰かのためにブログ「外資系コンサルのガラクタ箱」を運営

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