Googleスプレッドシートの共同更新が可能にするスマートな働き方

Googleスプレッドシートの共同更新が可能にするスマートな働き方

Google Appsを社内で使ってみた感想まとめという記事を以前書きました。

Google Appsの利用状況は変わっておらず、スプレッドシート(Excel相当)は時々、スライド(PowerPoint相当)とドキュメント(Word)はほとんど使わずという感じです。

なのでiPhoneで仕事ができるとはいえメールでのやりとりにとどまっています。

結果誰かがPCで内容を反映する必要が出てしまいます。惜しいです。

その点、スプレッドシートについては、iPhoneで開いて直接反映できます。メール上では、反映したことを通知するだけで済みます。相手がリアルタイムにシートを確認していれば通知メールすら不用になります。

非常に合理的でスマートな仕事の仕方です。

共同更新がスマートな理由

複数人で仕事を進める上で時間を要するのは、分担した仕事を誰かがレビューしたり、ひとつに統合するところです。

レビュー内容は、育成の観点や、うかつに他人が手を加えると不整合を生むリスクから、コメントだけ返してレビューの依頼元担当者が手を加えることはあります。

しかし、不整合を生むリスクもなく確実なものなら直接直すほうがスピーディに仕上がります。

また、統合についても、全体として不整合がないかのチェックは必要としても、コピペしてひとつの表を作る手作業は無駄です。

共同更新は、余計なやりとりを減らして成果物を仕上げるところに集中できるので、スマートな仕事の仕方と言えます。

ドキュメントとスライドが使われない理由

スプレッドシートは使うのにドキュメントやスライドが使われない理由は何でしょうか。

ドキュメントについては、Word形式の文書を使う機会が少ないためです。なんでもExcelとパワポで済ませる日本のスタイルは異論ある方いるかもしれませんが、使う機会がないならこれ以上触れても仕方ありません。

ただ、議事録などは、テキスト形式なのでフォーマット決めればドキュメントが適している気はします。

スライドについては、PowerPointとの互換性のなさが理由です。コンサルティング会社の資料の多くはPowerPointなのでここが改善すれば効果は絶大です。

pptxファイルをスライドで開いた時の表示崩れがなくなり、スライド上での編集の操作レスポンスが改善すれば間違いなく浸透するでしょう。

終わりに

社内がGoogle Appsを推進しているのでスライドが改善することを強く希望しますが、Sharepointだと共同更新できたりするのでしょうか。だったら導入してほしいなー。

以前Sharepoint使ったときにはバージョン管理程度にしか使えなかった気はしますが。



このブログを書いている人

電子書籍「システム導入のためのデータ移行ガイドブック」著者。
新卒から外資系コンサルティングファームに所属。15年に渡り販売物流、特にCRM領域のコンサルティングに従事。
100名を超えるプロジェクトのPMOなど全体を推進していく役回りや、ユーザ企業への出向を通じた実務経験を持つ。

このブログでは、自身がかき集めた知識や経験を共有する。クライアントへの提案やソリューション開発に直結しないガラクタのようなもの。将来再利用する自分のために。同じような悩みを抱える誰かのためにブログ「外資系コンサルのガラクタ箱」を運営

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