みんなで作ったつぎはぎのパワポ資料をきれいに整える方法

みんなで作ったつぎはぎのパワポ資料をきれいに整える方法

個別パーツができた段階であらためて聴衆の視点に立って全体を見渡すという記事の続きです。

複数人で分担して作り上げたパワーポイントの資料はなにかと不整合があります。

本記事では、不整合を取り除くのに役立ついくつかの方法を紹介します。

コツは、いつもの編集画面から離れることです。

方法1 印刷する

原始的ですが強力な方法です。

印刷されたページを見ると、自身で作成したページも含めてレビュアーの視点に立ってチェックできます。

赤ペン片手に試してみてください。

方法2 大きめのディスプレイに映す

ノートPCでスライドショーにするのも効果はありますが、外付けディスプレイ、あるいはもっと大きな会議室のディスプレイに映すことができれば、おかしな点に気づきやすくなります。

ちょっとしたズレ、フォント違い、微妙な色違いなどに気づけます。

気づいたらすぐに修正できる点で印刷よりも便利です。

方法3 複数の目でチェックする

着眼点は人それぞれです。

複数の目でチェックすると一人で全ての不整合を見つけるよりも速く見つけることができます。

別々に見て指摘を寄せ集めるのでも効果はありますが、同時に眺めながらチェックするとより効果的です。

方法4 整える内容をリストアップする

1から3は不整合や修正点を見つけるための方法でした。方法4は、効率よく修正するためのものです。

早く完成させたいため、気づいたものから修正していく気持ちはわかります。

しかし、そこで直した内容を他のページにも適用しないといけないかをいちいち全ページチェックするのは、全体のページ数が増えてくると非現実的です。

そこで、リストアップしておくことが役立ちます。

リストアップの効用は他にもあります。全角の英字を半角に直した場合に、数字や記号も同様に半角にするとか、この固有名詞を伏せたならば他にも伏せるものがあるとか、資料を見る前に修正事項の候補を想定することもできます。

また、修正箇所が多い場合にリストがあれば、分担することもできます。

終わりに

いろんな方法はありますが、資料を整える時には誰かが集中して取り組むことは効果的です。

ここぞという時はじっくり時間をとって資料と向き合ってみてください。



このブログを書いている人

電子書籍「システム導入のためのデータ移行ガイドブック」著者。
新卒から外資系コンサルティングファームに所属。15年に渡り販売物流、特にCRM領域のコンサルティングに従事。
100名を超えるプロジェクトのPMOなど全体を推進していく役回りや、ユーザ企業への出向を通じた実務経験を持つ。

このブログでは、自身がかき集めた知識や経験を共有する。クライアントへの提案やソリューション開発に直結しないガラクタのようなもの。将来再利用する自分のために。同じような悩みを抱える誰かのためにブログ「外資系コンサルのガラクタ箱」を運営

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