インボックスを空にする見極めの手順

インボックスを空にする見極めの手順

GTD(Getting Things Done)という手法を知らなくても頭の中にある気になることを書き出した経験のある人は多いのではないでしょうか。

書き出せば頭もすっきりしますし、それだけで何かを成し遂げた気がしてきます。

しかしこの段階は日々をすっきりと過ごすにはまだ時期尚早です。

GTDは5つのステップにて構成されます。

  1. 把握する
  2. 見極める
  3. 整理する
  4. 更新する
  5. 選択する

 

本記事では、2つ目のステップである「見極める」についての手順を紹介します。

「見極める」ステップでやること

次にとるべき行動は何か

行動の必要がないとき →ゴミ、保留、資料

行動の必要があるとき →現状を望んでいる結果に近づけるために必要な、目に見える物理的な行動ステップを特定する

行動ステップが決まったら、次の選択肢のいずれかに振り分ける。

  • 実行する(2分以内にできるとき)
  • 誰かに任せる(ほかにふさわしい人がいるとき)
  • あとでやる(すぐに実行できなくて、人にも頼めないものは、行動の選択肢の一つとして整理システムに移しておく)

現在抱えているプロジェクトは何か

見極めるステップで行うもうひとつは、個々の行動を抱えているプロジェクトという視点でとらえておくことです。

プロジェクトとは、上のGTD本では、達成するのに一つ以上の行動ステップが必要なもので、なおかつ1年以内に達成できる事柄と定義されています。

これらは個々の行動リストとは別に、プロジェクトリストとして作成し管理しておくことが望ましいです。それにより、個々の行動が完了しても、プロジェクトとしてやるべきことを漏らさず拾うことが可能になります。

「見極める」ステップでやる時の注意点

  • いちばん上のものからやる
  • 一度に1件ずつやる
  • インボックスには戻さない

いちばん上のものからやるの意味は、緊急度が高そうなものが目に入っても手をつけないという意味です。

また、人によって1件ずつやると考え込んでしまう場合があるらしく、その場合は2−3件まとめて見極めることもあるそうです。ただしこれは例外で、原則としては一度に1件ずつ、すべての判断を1分ないし2分以内に行います。

終わりに

見極めるプロセスは「頭の中にある気になることを書き出す」ほど単体で完結するプロセスではありません。むしろ見極め終わった後に、しかるべきリストに整理し、ツールに叩き込むまではモヤモヤするでしょう。次記事では、見極めたものを「整理する」プロセスについて紹介します。

このブログを書いている人
電子書籍「システム導入のためのデータ移行ガイドブック」著者。 新卒から外資系コンサルティングファームに所属。15年に渡り販売物流、特にCRM領域のコンサルティングに従事。 100名を超えるプロジェクトのPMOなど全体を推進していく役回りや、ユーザ企業への出向を通じた実務経験を持つ。

このブログでは、自身がかき集めた知識や経験を共有する。クライアントへの提案やソリューション開発に直結しないガラクタのようなもの。将来再利用する自分のために。同じような悩みを抱える誰かのためにブログ「外資系コンサルのガラクタ箱」を運営


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