タスクを確実に完了させるために課題を管理する

タスクを確実に完了させるために課題を管理する

計画と実行を切り分けたほうがいいと聞きます。同じくタスク実行と切り分けたいのが課題への対応です。本記事では課題管理の概要を整理します。

課題管理とは何か

あらためて、課題とは、管理とは何でしょうか。

課題とは

様々な定義はありますが、私は課題を以下のように捉えています。

  • タスク実行にあたり障害となる
  • タスク実行とは別にアクションが必要
  • タスク完了までに解決が必要

管理とは

課題は既に計画済みのタスクと別のアクションが必要になります。そこで、改めて課題を定義し、アクションに落とし込み、解決まで導くことが管理です。

  1. 課題定義
  2. アクション洗い出し
  3. 期限、担当者設定
  4. トラッキング

課題は定義されるまで課題ではありません。何が障害になっているのか、解決しないと誰が困るのか事実を明確にします。

続いて解決するために必要なアクションを洗い出します。当初計画のタスクを変更することで対応できること、追加で対応すべきことを明確にします。担当者が複数にわたる場合もアクションを分けます。

それぞれのアクションに対して、いつまでに誰が何をするのかを明確にします。対応を始めてからボールの投げ合いにならないよう書き出して共有します。

明確にしたアクションが予定通りに実行されているかをトラッキングします。アクションごとのステータスを最新に保ちつつ、解決までの道筋に変化があれば更新しながら解決まで導きます。

課題と問題やリスクを切り分ける

ここで、そもそも課題とは何なのかに立ち戻ります。

タスクを進める上で障害になりそうなものはたくさんあります。これらのアクションが明確になるものを課題だと呼ぶなら、課題以前の事象や、今の時点では何もしなくてもいいものも含まれていることがあります。

前者は問題と呼ばれ、後者はリスクと呼ばれます。

課題の卵である問題は、そもそもアクションが必要なのか、すぐにアクションが必要なのかを見極めることが必要です。

すぐにアクションしなくてもいいが発生した時に影響の大きいものはリスクとしてあらかじめ手を打っておくことが必要です。

終わりに

本記事では、タスクを確実に完了させる上で障害となる課題の管理について紹介しました。問題に気づいたら書き出して課題管理の対象としていくことをおすすめします。



このブログを書いている人

電子書籍「システム導入のためのデータ移行ガイドブック」著者。
新卒から外資系コンサルティングファームに所属。15年に渡り販売物流、特にCRM領域のコンサルティングに従事。
100名を超えるプロジェクトのPMOなど全体を推進していく役回りや、ユーザ企業への出向を通じた実務経験を持つ。

このブログでは、自身がかき集めた知識や経験を共有する。クライアントへの提案やソリューション開発に直結しないガラクタのようなもの。将来再利用する自分のために。同じような悩みを抱える誰かのためにブログ「外資系コンサルのガラクタ箱」を運営

スポンサーリンク