新型コロナの影響でテレワークを採用する企業も増えています。社外のコミュニティ活動やPTA活動などでも実際に対面で集まることを控えることが多いため、プロジェクトを進める上で戸惑う方もいるかもしれません。
本記事では、テレワーク（リモートワーク）でプロジェクトマネジメントをする際に活用しているツールやコツを紹介します。
オンライン会議ツール
複数人で対面で会議するかわりになるのがオンライン会議ツールです。Zoomや、Googleのハングアウトなどが有名ですが、ログイン不要のWebツールもあります。
これらを使うことで、3名以上の複数人で、音声だけでなくカメラオンで表情や様子も見ながら、共通のパソコン画面も共有しながら会議をすることができます。
ツールに慣れるのに少しかかるかもしれませんが、必要に応じてカメラをオフにしたり、マイクをミュートにすることもできますし、チャットでのやりとりも可能なため、オフラインに比べて柔軟な参加の仕方が可能です。
また、参加者の合意が前提にはなりますが会議を録画して関係者に共有することも可能です。
オンライン文書ツール
会議に使う資料や決定事項やTodoをまとめた議事録は、クラウド型の文書ツールで共有するのが便利です。Googleドキュメントやスライド、スプレッドシートは、Googleアカウントを持っていれば権限を付与して参照したり共同編集が可能で便利です。
先のオンライン会議ツールで画面共有しつつも、参加者で同時にドキュメントに追記や更新ができるため、一人で後から決まったことをまとめて関係者に配布するような手間がかかりません。
オンラインカレンダー
複数人でプロジェクトを進める際の日程調整もオンラインカレンダーで共有することができます。Googleカレンダーはカレンダーを作成して共有することができるため、プロジェクトで一つカレンダーを作って予定を入れておくと関係者で同じ予定を見ることができます。
普段からGoogleカレンダーを使っている方は、個人の予定とプロジェクトの予定を並べて見られるのも便利です。
候補日を挙げて日程調整する際には調整さんのようなサービスを利用すると、なるべく多くの参加者数が参加可能な日がひとめでわかるため調整しやすいです。
小さく始めるコツ
これらのツールをプロジェクトで使う際は、少人数で少しずつでも使っていくと慣れていきます。
- 2人でオンライン会議をしてみる
- 会議前にオンライン文書ツールで資料を更新しあってみる
- カレンダーを1人で試してみる
などから始めてみてはいかがでしょうか。
終わりに
テレワークといえどプロジェクトマネジメントにおいてプロジェクトメンバーでのコミュニケーションを円滑に進めることは変わりません。
プロジェクトの目的や計画をメンバーで共有しながら、ツールを効果的に使って進めていくとプロジェクトはうまく進んでいきます。
先が見えない状況だからこそ、少しずつ試してみて今できることを増やしてみてはいかがでしょうか。