コンサルタントがパワーポイントで作る資料には、1スライドごとに1つのメッセージにするのが原則です。何が言いたいのか曖昧でもいけませんし、1ページに多く詰め込みすぎてもいけません。
理由は1つ、受け手がわかりやすいからです。スライドの存在意義は、受け手が何かを理解しアクションをとるところにあります。受け手が混乱せずに伝え手のメッセージを受け取れるように工夫しましょう。
タイトルとメッセージの違い
タイトルとメッセージは異なります。
「現状調査結果」はタイトルで、「直近3年のA製品の売上は下がっており改善が必要」がメッセージです。このチャートを見る人が情報をどうとらえ、判断やアクションを行うためのガイドメッセージを含めます。
詰め込みすぎのメッセージ
「直近3年のA製品の売上は下がっている原因は競合の新製品投入であり、改善策として製品開発の短期化を図る」は詰め込み過ぎです。
このメッセージを表現するためには、
「直近3年のA製品の売上は下がっている」という現状と、
「売上低下の原因が競合の新製品投入による」という原因分析と、
「改善策として製品開発の短期化が適切である」改善策の根拠を示す情報が必要になります。情報として多すぎるため、別々に分けるのが望ましいです。
ワンスライドワンメッセージが苦手な理由
ワンスライドワンメッセージは簡単ではありません。特に私のように苦手な人にとっては。理由は2つあります。
- 結論が出せない
- 結論に自信がない
結論が出せなくて困ってる方もいると思います。
そもそも言いたいことは何なの？
スケジュールを変更したいの？
しなくてできるって言ってるの？
しかし残念ながらこれはワンスライドワンメッセージが苦手なのではありません。そのタスクを担うことができていないだけです。進捗報告をする立場にある人は、進捗状況を把握し、現状のまま進めるべきかスケジュールを変更すべきか自身で決断を下し報告することを求められています。
リーダーは上位役職の人だから、とか本来クライアントだから、は通用しません。その方から指示や依頼を受けて資料を作成している以上、資料を提出する段階で完結させるべきです。
結論に自信がない場合もあります。
根拠となる情報が弱い場合やありそうな突っ込みに対する答えが用意できていない時です。こちらも残念ながら、ワンスライドワンメッセージとは別の原因です。論理武装が足りていないのです。シンプルに問いを立て、それに答えるためのタスクを追加するしか手はありません。一人で難しければ支援を仰ぎましょう。
ワンスライドワンメッセージが苦手な人が意識するとよいこと
- メッセージが曖昧ならはっきりさせる
- メッセージが複数あればスライドを分ける
- 上記を日々の些細なタスクでも意識し続ける
ワンスライドワンメッセージはシンプルな原則です。なので本来苦手意識を持つようなものではありません。一方、受けた仕事に対して明確な結論を出すこと、結論に対して自信持って説明できる根拠を持つことは簡単ではありません。
曖昧なメッセージしか書けないことに気づいたら、はっきりさせるために必要なアクションを並べてみて下さい。
メッセージが複数あることに気づいたら、迷わずスライドを分けて下さい。メッセージが複文になっていたり、複数行で長いと感じたら分けることを考えましょう。
最後に、これらを日々のタスクで意識し続けることです。クライアントに提出する提案書や報告書に限らず、社内資料でも、メールタイトルや議事録の決定事項でも常に意識していくと慣れていきます。