タスクを確実に完了させるには、そのタスクを正しく知ることが大切です。
- タスクの目的は？
- タスクの内容は？
- 実施者は？
- 期限は？
- 開始予定は？
- 所要時間は？
- 実施場所は？
- 実施手順は？
正しく知ることができているとそれぞれの問いに答えられると思いますが、タスクに取りかかる時点でこれらのいくつかが明確になってないことは珍しくありません。
計画と実行は分けて管理することが望ましいです。理由は視点が異なるためです。計画する時にはゴールまでの道筋を俯瞰しますし、実行時はその場の状況に集中します。
同じくタスク実行と切り分けたいのが課題への対応です。本記事では、タスクに気持ちよく取り組み、確実に完了させるのに役立つ課題管理を紹介します。
課題の定義と課題管理プロセス
課題や課題管理という言葉の定義から始めましょう。
課題とは
私は課題を以下のように捉えています。
- タスク実行にあたり障害となる
- タスクそのものの実行と別にアクションが必要
- タスク完了までに解決が必要
課題管理とは
課題は既に計画済みのタスクと別のアクションが必要になります。そこで、改めて課題を定義し、アクションに落とし込み、解決まで導くことが課題管理です。
【課題管理プロセス】
- 課題定義
- アクション洗い出し
- 期限、担当者設定
- トラッキング
課題は定義されるまで課題ではありません。何が障害になっているのか、解決しないと誰が困るのかを明確にします。
続いて解決するために必要なアクションを洗い出します。アクションとして、当初計画のタスクを変更することで対応できること、追加で対応すべきことなどを明確にします。担当者が複数にわたる場合もアクションを分けます。誰が何をするのか漏らさず洗い出します。
次に、それぞれのアクションに対して、いつまでに誰が何をするのかを明確にします。対応を始めてから役割分担があいまいになりボールの投げ合いにならないよう、書き出して共有することは大切です。
最後に、明確にしたアクションが予定通りに実行されているかをトラッキングします。アクションごとの実施ステータスを最新に保ちつつ、解決までの道筋に変化があれば更新しながら解決まで導きます。実施ステータスは、担当ごとのアクションにまで分けられていれば、未着手、実施中、完了のいずれなのかが分かればよいでしょう。
課題と問題やリスクを切り分ける
ここで、そもそも課題とは何なのかに立ち戻ります。
タスクを進める上で障害になりそうなものはたくさんあります。これらのアクションが明確になるものを課題だと呼ぶなら、課題以前の事象や、今の時点では何もしなくてもいいものも含まれていることがあります。
前者を問題と呼び、後者をリスクと呼びます。
課題の卵である問題は、そもそもアクションが必要なのか、すぐにアクションが必要なのかを見極めることが必要です。また、問題となっている事象の影響範囲や、誰が何を望ましくないと捉えているのか、事実と意見を分けながら明らかにすることも大切です。
すぐにアクションしなくてもいいが発生した時に影響の大きいものはリスクとしてあらかじめ手を打っておくことが必要です。
終わりに
本記事では、タスクを確実に完了させる上で障害となる課題の管理について紹介しました。問題に気づいたら放っておかず、書き出して整理し、課題管理の対象として解決していくことをおすすめします。