プロジェクトを開始する時にはキックオフミーティングを開催します。そこでは、プロジェクトマネージャーがプロジェクトの概要や重要事項の説明，メンバーの自己紹介，チーム内での役割や作業分担を明確に指示します。
本記事ではキックオフミーティングのアジェンダやポイントを紹介します。
キックオフミーティングの目的
プロジェクト開始にあたり、関係者がプロジェクトについての理解を得る場です。開始に必要な準備が終わっていることのチェックポイントでもあります。
アジェンダ例
以下の記事のアジェンダ例を参照します。
- プロジェクトの目的 Why
- システム概要 What
- プロジェクトの日程・コスト When How much
- プロジェクト体制 Who
- プロジェクトメンバーの自己紹介 Who
- プロジェクト管理方法 How、Where
- レポーティングシステム How
- 各種会議体 How
- Q&A
5W2Hは私が付与しました。つまりはアジェンダには、プロジェクトについての5W2Hが整理されているべきなのです。これを通じて、関係者がプロジェクトについての正しい理解を得られるようになります。
キックオフは一度でなくてもよい、ただし過度の分断は避ける
キックオフは一度とは限りません。現場メンバーのみ、開発ベンダーを交えて、スポンサーであるマネジメント層向けなど、全てをまとめる場合もあれば、分けて行うこともあります。目的にあわせて何度でも開催してよいと思います。
プロジェクトメンバーが公式な開始をもってプロジェクトに集中して取り組めるよう、必要な支援メンバーの関与を依頼できるよう、メンバーが目的と進め方を理解して作業できるようキックオフを活用したいところです。
ただし、複数回に分けるデメリットもあります。投資を行うマネジメント層の期待や温度感が現場メンバーに伝わらなかったり、複数部門の一体感欠如につながることもあります。