晴れの日が好きです。穏やかな雰囲気も好きです。逆にギスギスする職場は好きになれないです。たとえそれが顧客や会社に価値あることだとしても。
1週間の見通しを立てるという記事を書きましたが、終始穏やかでいるためにはもう少し先の見通しを立てることが必要です。
そのためには半年分くらいの予定を紙に書いておき、定期的に共有することが有用です。
難しい知識やテクニックは必要なくて、縦軸に関心事項を、横軸に時間軸を並べて表を作り線を引けばできあがります。
いざ書こうとすると手が止まってしまうこともありますが、後からいくらでもバージョンアップは可能なので、まずは気軽に書いてみてはいかがでしょうか。
紙に書くメリット
比喩的に紙と書いていますが、共有可能な電子ファイルのことを意味しています。それがExcelかPowerpointかは問いません。
紙に書いておくメリットは、過去の自分や他人との共有が可能になることです。
やろうと思っていたことを忘れたり、気変わりや意図的な予定変更について会話する際のベースラインになります。
紙に書く内容を考える2つの方法
- トップダウン
- ボトムアップ
半年分の予定を紙に書くには2つの方法があります。
その期間やそれ以上の期間で達成したい目標から分解していくトップダウンと、ToDoレベルの細かなやることを集めて分類していくボトムアップです。
どちらを使ってもよいですし、両方を使うことも可能です。
個人的にはボトムアップで情報を集めておき、ある程度グルーピングできた段階でトップダウンの目標を整理し、達成に向けて漏れがないかを検証することが多いです。
書かれた内容を評価する6つのレベル
紙に書かれた内容は大小さまざまで構いません。むしろさまざまになっているべきです。
短期のものばかりに偏ると自転車操業になってしまい、大きなことを成し遂げることが難しくなります。
将来に向けての概念的なものややわらかいものが多すぎると、その予定に含まれない日々の作業に追われてしまい、予定が絵に描いた餅になってしまいます。
ストレスフリーの整理術には、このバランスを見るために、6つのレベルが挙げられています。
- 地面レベル 現在の行動
- Horizonレベル1 現在のプロジェクト
- Horizonレベル2 重点的に取り組む分野
- Horizonレベル3 1～2年後の目標
- Horizonレベル4 長期的な構想
- Horizonレベル5 人生の目的とその在り方
地面レベルとは、返信が必要なメールや報告が必要な調査、作成し提出する資料などです。
Horizonレベル1は、複数のタスクを持つプロジェクトです。クライアントと契約のあるプロジェクトに限らず、社内プロジェクトや新PCへの移行などもプロジェクトととらえることもできます。
Horizonレベル2は、プロジェクトのように成果物や期限が決まっていなくても取り組むものです。部下の育成、新規サービスに向けての市場調査などです。ビジネス上の数字を追いかけるのもこのレベルです。
Horizonレベル3は、単年の数字ではなく1～2年先に担いたい役割などが該当します。プライベートのライフプランを視野に入れるとどんな仕事をどこまで優先するか見え方が変わるかもしれません。
Horizonレベル4は、3～5年後を見据えたより大きな構想です。会社や部門の戦略について考えたり、キャリアプランを考えることがこれに該当します。
Horizonレベル5は、期間の枠を取り払い、会社や人生の存在意義などを眺める視点です。
通常、半年程度の予定を立てる時には、こうした視点ではあまり考えないかもしれません。しかし、24時間は有限で、これらすべてのバランスを見通しておいて初めて日々を穏やかに過ごすことができるようになります。
ギスギスしないで穏やかにやりたいものです。