円滑なコミュニケーションに役立つ丁寧な英語メール表現集

仕事で英語メールを書くときに一番気になるのは何でしょうか。文法的に正しいか、スペルミスをしてないか、というのもありますが、ビジネスの場面においては特に、「相手に失礼でないか」が大切です。長い期間にわたって関係を築いていくもの、信頼の積み重ねにもつながります。

とはいえ、日本語と違い、読み返してもそれが失礼な表現かどうかは気づきにくいです。

本記事では、相手に失礼にならないような英語メールの書き方や表現例を紹介します。

冒頭に使う文面

アジア人にはDear （Last Name）, やDear （Last Name） san　という表現を使うことが多かったです。日本の「〇〇さん」「〇〇様」というのに近いですね。担当者がわからない場合は、（To whom this may concern,）などと言うとよいでしょう。

欧米は　Hi （First Name） といったフランクな始め方が多い印象です。Hope you are well. や I hope you are doing well. をつけ、本文に移ります。

本文に使う文面

詳細の内容に入る前に、まずはメールの目的を簡潔に書くことをおすすめします。確認、依頼、通知、苦情など。

そして、本文自体も前文（Introduction）、主文（Body）、末文（Closing）で構成するのが理解しやすいと言われています。

以下の本には、ロジックのフォーマットが紹介されています。

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• 前文or主文　Proposition（命題・主張）
• 状況説明など　Warrant（推論・論拠）
• 具体的なデータ　Data（証拠・データ）

wouldをつけることで丁寧になる

何かお願いをする際に以下のような文を書いたことはありませんか？

よくない例） We request you to do ○○

これは「我々はあなたが○○するよう要求する」という訳になり、命令をしているような印象を与えかねません。

なので、以下のようにwould like to を追加すると、お願い事項を丁寧に伝えられるようになります。

よい例）　 We would like to request you to do 〜

このようにwouldをつけることで以下のような丁寧な表現が可能になります。

I would like to have your support to clarify some items. 数点について確認したくサポートをお願いします。

I would like to thank xx for helping me by ○○ xxさんが〇〇してくれて本当に感謝しています。

ほかの例文

Would you kindly ～？　～してくださいませんか？

I appreciate if we can have your kind support for below matter.　以下の件についてサポート頂けると助かります。

お礼を述べる場合も以下のように丁寧に書くと受け手の印象も変わってくるのではないでしょうか。

Thank you so much for you and your team’s big support for Japan side as always, and hoping our team can be your support also to achieve the target.　いつものように、あなたとあなたのチームの日本側への大きなサポートに感謝します。そして目標を達成するために私たちのチームがあなたのサポートになることを願っています。

We’ve been receiving great support for Japan project from you and your team already, and we would like to have closer communication and cooperation to move forward.　すでに日本プロジェクトへの多大なご支援をいただいておりますので、今後とも緊密なコミュニケーションとご協力を賜りますようお願い申し上げます。

締めの文面

Sorry for many requests but appreciate your kind understanding.（たくさんお願いしてますがご理解頂き感謝しております。）

If you have any questions, please do not hesitate to contact me.
（何か不明な点がございましたら、遠慮なくご連絡ください）

終わりに

最近はGoogle翻訳やDeepl翻訳も優秀で、ある程度の長文を翻訳にかけてもかなり自然な英文がサクっとできあがります。しかし、そのまま出した時に固有名詞が違うものになっていたり、本当に丁寧な表現になっているかはやはり目でチェックが必要です。